Sommaire
Mise en route
rapide
Préface
Utilisation d'Entourage Email Archive
X
Préférences
A propos du modèle FileMaker
Pro
Conseils pour Microsoft Entourage
X and EEA X
FAQ (Questions fréquentes)
Configuration
du Systéme
Historique
Enregistrement
Bienvenue
sur Entourage
Email Archive X (EEA X), la façon la plus simple et la plus rapide
d'archiver vos messages électroniques.
Lancez Microsoft Entourage X.
Lancez EEA X. Une fenêtre principale apparaît :
1) Cliquez sur l'icône 
située en haut à gauche, identique à celle-ci :
2) Choisissez, à partir du menu déroulant, le dossier source Entourage que vous désirez archiver.
3) Cliquez sur l'icône 
pour choisir le dossier principal de votre disque dur qui servira de destination
finale pour votre archive.
4) Cliquez sur le bouton Process pour commencer le processus d'archivage. Attendez jusqu'à ce que la barre de progression vous informe que la tâche a été effectuée.
Entourage Email Archive X peut archiver votre courrier électronique de quatre façons différentes, avec les sous-options suivantes :
A - Archivage des courriers et/ou des fichiers attachés dans le
Finder. Le résultat en est une archive Finder structurée en sous-dossiers
dans laquelle les courriers sont classés par jour. Il est également
possible de paramétrer la sauvegarde des courriers en format natif Entourage X.
1. Archive Emails + attachments. "Archive courriers + fichiers attachés".
2. Only Emails. "Seulement
les courriers".
3. Only attachments."Seulement
les attachements".
B - Sauvegarde vers le Finder. Le résultat en est une archive Finder structurée en sous-dossiers dans laquelle les courriers, en format natif Entourage X, sont classéés par année et par mois. On peut ainsi chercher les archives créées avec 4 paramètres de base et localiser raapidement les informations dans plusieurs milliers de messages à partir d'outils comme la fionction Rechercher d'Apple ou iPassepartout,.
1. Backup Emails as ".eml" files. "Sauvegarder les messages en tant que fichiers "eml".
C - Exportation ou ajout d'un courrier vers un fichier texte susceptible d'être lu par un éditeur ou un traitement de texte. Le résultat en est un important fichier de chemin de document lisible par un éditeur de texte solide tel BBEdit, Tet-Edit Plus ou Microsoft Word.
1 - Export new text file. "Exporter le nouveau fichier texte".
2 - Ajouter au fichier texte. "Append to text file".
D - Exporter ou ajouter le courrier à un fichier texte dans un
onglet qui peut être importé, par exemple, dans FileMaker Pro.
Pour cette fonction d'exportation un modèle gratuit
est rangé dans le dossier Email DB for FM Pro
du dossier Entourage Email Archive X.
1 - Export new tab-text file. "Exporter un nouveau fichier texte dans un onglet".
2 - Append to tab-text file. "Ajouter au fichier texte dans un onglet".
Avec ces quatre premiers types d'archives, EEA X peut reconnaître si
un courrier a déjà été exporté. Si tel est
le cas, le journal affichera le texte suivant : Skipped
emails (already archived). [Courriers sautés (déjà
archivés)].
Lorsqu'il a recours à d'autres types d'archive, EEA X always exporte
toujours la totalité des courriers trouvés.
Afin de prévenir le besoin de supprimer manuellement les courriers d'Entourage
après leur archivage, on peut configurer EEA X pour qu'il les
supprime automatiquement à la fin de l'opération d'archivage.
Après
le lancement d'EEA
X, une fenêtre principale apparaît.
Sur le haut de la fenêtre se trouve l'icône d'Entourage X. Cliquez
dessus pour télécharger la structure des dossiers et des sous-dossiers
d'Entourage X dans le menu déroulant Source Folder.
L'on peut y inclure tous les sous-dossiers en cliquant dans la boîte de
dialogue include Subfolders.
La boîte de dialogue All Structure sert à
archiver la structure complète d'Entourage X.
Dans la case Destination, on peut sélectionner le dossier ou le fichier principal (suivant ce qui a été choisi dans les Préférences).
A propos d' Include Subfolders et d'All Structures
Note: EEA X remplace automatiquement, s'ils apparaissent dans les structures des dossiers d'Entourage X, les deux points typographiques : (non autorisés pour les noms des dossiers du Finder) par le caractère -.
Avant l'utilisation d'Entourage Email Archive X, choisissez d'abord vos préférences à partir du menu Fichier (File).
Le panneau contient 4 onglets : General, Text, Tab-Text and Filters.
Type of Archive (Type d'archive)
Les trois premiers choix (Emails + attachments - Only emails - Only Attachments)
produisent une Finder Archive, une structure de dossiers et de sous-dossiers
dans laquelle les courriers sont conservés en fonction du jour de l'année
et de l'heure du jour. Pour la recherche de ce type d'archive, il est recommandé
d'utiliser la nouvelle fonction Recherche d'OS X 10.2 (Jaguar) ou Sherlock pour
les versions 10.1.5 d'OS X, ou d'autres outils, tel iPassepartout,
le meilleur pour ce type de recherche. Voir plus bas, la section Browsing
Archives (Recherche d'archives) pour plus d'information.
Voici comment s'affiche la structure des dossiers et des sous-dossiers de Microsoft
Entourage :
Lors
de la première utilisation d'Entourage
Email Archive X, je vous conseille de créer la même structure de dossiers et de sous-dossiers dans le Finder que celle qui est la vôtre dans l'application Microsoft Entourage (bien que cette structure puisse être créée automatiquement en programmant All Structures).
A la prochaine révision d'EEA X une commande sera probablement
ajoutée pour générer automatiquement un dossier sans structures
comprenant tous les dossiers d'Entourage X.
Ensuite, choisissez simplement le dossier de destination dans la palette principale
d'EEA X.
(Pour plus d'informations, consultez Include Subfolders and All Structures)
L'archive finale du Finder prendra ainsi cette forme :
Tous les messages sont classés
suivant deux niveaux : le premier niveau est le dossier du jour
(daté avec l'année, le mois et le jour). Dans ce dossier, vous
trouverez tous les messages reçus ce jour-là, aves les données
de l'identifiant du message et l'heure
à laquelle les messages ont été reçus ou envoyés
(ex : (1406) Heure 00.58.12).
A ce niveau, EEA X enregistre les fichiers messages et pièces
jointes d'Entourage X file conformément aux paramètres choisis.
Les deux autres choix du menu déroulant concernent l'archivage des seuls
messages ou pièces jointes.
Les messages sont enregistrés sous le nom de créateur de fichier
(BBEdit, etc.) précisé dans les Préférences.
Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format original
(StuffIt, Compact Pro, fichiers natifs).
Ce type d'archive n'est pas conçu pour une recherche manuelle dans
le Finder, même si l'information exacte peut être trouvée.
Pour effecture une recherche à l'intérieur de votre archive de
courrier, on peut utiliser la nouvelle fonction Recherche d'Apple qui permet
les recherches des contenus des fichiers s'ils ont été préalablement
indexés, ou encore iPassepartout
qui ne requiert pas d'indexation préalable. Pour plus d'informations,
se reporter à la section Browsing Archives
(Recherche d'archives).
Backup Emails as .eml files
: Sauvegarde des courriers en format natif .eml.
Avec ce paramétrage, EEA X sauvegarde les courriersen une archive
Finder dans leur format natif Entourage X (fichiers .eml).
Ils sont regroupés dans un dossier comportant les noms de mois et d'année
de la date de référence.
Le fichier est nommé par son identifiant de courrier et son sujet.
Ce paramétrage esr utile si l'on a recours à la fonction Rechercher
d'Apple ou à un outil comme iPassepartout.
La simplicité d'utilisation est due au fait que pour chaque dossier primaire
(Boîte de réception, Eléments envoyés…), il
existe un maximum de 12 dossiers par an.
Exporter un nouveau fichier texte- Ajouter au fichier texte
Lorsque la commande Export new text file (exporter
un nouveau fichier texte) est choisie, un fichier de destination vierge
est créé (cliquez sur l'icône de dossier dans la fenêtre
principale d'EEA X) puis rempli de tout le contenu des messages électroniques :
Un découpage (début/fin) sépare chaque message afin de faciliter la lecture et la compréhension à la fin de l'opération.
Quand la commande Append to text file (Ajouter au fichier texte) est choisie, EEA
X ajoute les messages électroniques à la fin du fichier déjà existant, à
la suite des messages déjà archivés.
Export
new tab-text file (Exporter un nouveau fichier tabulé)
La commande Export tab-text file sert à générer un fichier texte apte à importer des données dans une base de données comme, par exemple, FileMaker Pro.
Un modèle gratuit pour FileMaker Pro 5 or 6 est livré avec l'application (dans le dossier Email DB for FM Pro).
On peut en modifier les paramètres et les options.
Append (Ajouter au fichier tabulé)
Quand la commande Append to tab-text file est choisie, EEA
X ajoute les messages à la fin du fichier.
Creator
for saved files (Créateur des fichiers enregistrés)
Tous les fichiers texte seront enregistrés avec le créateur choisi.
La liste des choix du créateur de fichier se présente ainsi :
Date format for Finder Archive (Format de date pour l'archive du Finder)
Il est
possible de choisir le format de date à utiliser pour les noms des
dossiers créés avec ce type d'archives :
Emails + attachments (Messages + pièces jointes)
Only Emails (Messages seulement)
Only attachments (Pièces jointes seulement)
en choisissant l'une des cinq options suivantes dans le menu déroulant :
Dans l'exemple ci-dessus, le numéro (342) placé devant la date du 8 Décembre 2001 marque le numéro du jour de l'année (de 1 à 365 ou 366).
Date de référence pour votre archive du Finder
Cette configuration est valable pour les seuls utilisateurs ayant choisi d'archiver leurs messages de la façon suivante:
Emails + Attachments (Messages et pièces jointes)
Only Emails (Messages seulement)
Only Attachments (Pièces jointes seulement)
Dans tous les cas EEA X crée une archive du Finder Archive comme décrite ci-dessus.
Pour créer le premier niveau (day folder), EEA X relève la date du courrier.
Pour créer le second niveau (time folder) EEA X relève l'heure du courrier.
Pour les courriers comportant à la fois une date et une heure d'envoi ET une date et une heure de réception, l'utilisateur peut décider quelle date EEA X doit relever pour créer le premier et le second niveau, en recourrant aux deux choix suivants:
Lorsque Sent Date est sélectionné, EEA X utilisera toujours la date d'envoi à la place des daates d'envoi et de réception des courriers.
Lorsque Automatic est sélectionné, EEA X choisira entre la date d'envoi et celle de réception selon le type de message (message envoyé ou message reçu). Cela signifie que si un message est un message reçu, EEA X choisira la date de réception du message pour créer son archive, et que si le message est un message envoyé, la date choisie sera celle de l'envoi.
Jusqu'à laversion 1.6.1, EEA X avait toujours choisi Automatic. Pourquoi avons-nous décidé ce second choix?
Simplement à cause de l'importation dans certaines versions d'Entourage X d'anciennes versions d'Outlook, d'Entourage ou d'autres programmes tels Netscape ou Eudora: dans certains cas, Entourage X importe les messages avec leur date de réception au moment de l'importation. Cela impliquait qu'au moment de l'importation par Entourage X des précédents messages reçus par Outlook, tous les messages importés portaient la même date de réception, celle de l'importation, et étaient donc archivés à la même date par EEA X. Avec la nouvelle option Sent Date, ce problème est résolu.
Backup message (Sauvegarde de messages)
Lorsque
cette option est activée et qu'un des trois premiers types d'archive
(email+attachment, only emails, only attachments) est choisi, EEA X retranscrit,
dans l'archive des dossiers du Finder, le message dans son format
natif de fichier d'Entourage X, en plus de sa version enregistrée
dns le format Texte.
Le message écrit dans le format
natif de fichier d'Entourage X s'appelle toujours : (ID
du message) myMsgBackup.eml.
Ce fichier conserve les spécificités HTML ainsi que les pièces jointes dans le format natif de fichier d'Entourage X.
On peut effectuer une recherche dans les archives avec la commande
Rechercher, (voir la section consacrée à cette rubrique) et il est
désormais possible de restaurer un ou plusieurs messages en suivant
simplement la procédure expliquée ci-dessous.
Restore Archives (Restauration des archives)
Grâce à l'option consistant à avoir des messages sauvegardés
dans leur format
natif de fichier d'Entourage X, il est possible de :
- Restaurer à n'importe quel moment un ou plusieurs messages (un message particulier ou, par exemple, tous les messages du dossier Eléments envoyés envoyés au cours des six derniers mois) ;
- Importer des messages vers d'autres produits Microsoft tels Outlook Express ou Entourage pour Office 2001;
- Déplacer des messages vers tous les différents programmes Microsoft;
- Importer des messages vers des versions pour Microsoft Windows
comme Outlook Express
This feature is also available in OEA and EEA and will permit moving emails between Microsoft products.
Usually with the standard function in email browsers is possible to import archives from Outlook Express to Entourage or Entourage X, but not in the opposite direction, from Entourage X to Outlook Express for example.
Pour restaurer les messages:
Il n'y a qu'à retrouver l'emplacement du message recherché dans le dossier d'archive du Finder avec la commande Rechercher, puis à le faire glisser dans la fenêtre principale du programme Entourage.
Si vous voulez restaurer un grand nombre des messages, par exemple tous les messages contenus dans le dossier Eléments envoyés, faites-les glisser dans la fenêtre du programme Entourage. C'est tout. Lorsque vous aurez relâché votre souris, Entourage X inmportera tous les messages sélectionnées qui apparaîtront avecla mention de leur onjet d'origine, ce qui permettra de restaurer en permanence une partie ou la totalité de listes de plusieurs messages.
Internet Header (En-tête Internet)
En cochant cette boîte de dialogue, on choisit de recopier les en-têtes Internet des courriers lors de l'exportation des messages sous format texte par EEA X.
Date format for tab-text file (Format de date pour fichier texte tabulé)
Dans le menu déroulant :
Date format for tab-text file, choisissez l'option
appropriée pour votre archive FileMaker Pro.
Deux options sont possibles:
Month-Day-Year (Mois-Jour-Année :
format USA)
Day-Month-Year (Jour-Mois-Année : Format pour l'Europe et le reste
du monde)
Exemple :
Choisir la première option (USA) aura pour conséquence
que le courrier daté du 14 Mai 2002 portera la date du : 5-14-2002.
Choisir la seconde option(Euro) aura pour conséquencee d'enregistrer
ce courrier à la date du: 14-5-2002.
Ceci est très
important pour l'importation correcte des données d'archivage dans FileMaker
Pro.
A partir d'EEA X 2.0, on peut désormais
exporter ses messages dans des fichiers tabulés contenant les références
des fichiers attachés.
La base de données FileMaker Pro template offerte avec EEA X permet de
gérer ses messages et de faire apparaître les liens de ces messages
d'un simple clic de souris dans une base de données.
Dans l'espace des Préférences, on trouvera un nouvel espace nommé
Attachments - Backup email.
Si vous choisissez l'option correspondante, EEA X sauvegarde dans le dossier
de destination la structure suivante :
Chaque courrier est analysé et défini
par sa catégorie de courrier (entrant ou sortant), et la date du courrier
est prise pour générer une structure de dossiers suivant l'année
et le mois.
A l'intérieur de cette structure est créé un dossier nommé
par l'identifiant unique du courrie, qui contient tous les fichiers attachés
du message.
Dans le nouveau modèle FileMaker Pro, il est possible de définir
le dossier racine (root-folder) de l'arbre dans lequel EEA
X sauvegarde les courriers.
Il est ainsi facile de déplacer ce dossier racine (root-folder)
à un autre emplacement du disque dur : il suffit pour cela d'indiquer
au modèle FileMaker Prole nouvel emplacement du dossier racine.
Dans le modèle FileMaker Pro, cliquez sur le bouton Configure,
puis appuyez sur le bouton Select Archive root-folder.
Dans l'exemple ci-dessous, le dossier Archive du disque Development
a été défini comme dossier racine (root-folder)
pour la structure créée par EEA X.
Pour faire apparaître les fichiers liés dans le Finder, il suffit de cliquer sur la petite icône de dossier du modèle Email DB 3.0 :
Filters (Filtres)
Trois
choix sont possibles :
Désactivé,
Archive emails older than (archivage des courriers antérieurs à),
Archive emails newer than (archivage des courriers postérieurs à).
Dans ces deux dernières sélections, il appartient à l'utilisateur
de spécifier
le nombre de jours dans la boîte de dialogue appropriée.
Il est ainsi possible de choisir d'archiver/d'exporter
seulement les courriers remontant, par exemple, à 30 jours, ou bien d'archiver/d'exporter
seulement les courriers reçus ou envoyés dans les
50 derniers jours, par exemple.
Pour désactiver cette fonction et archiver tous les courriers,
saisissez simplement 0 (zero) dans la boîte
de dialogue.
Raccourci clavier: en vous servant de la touche Option, vous pouvez accroître/diminuer le nombre de jours de 10 par pression, et en vous servant de la touche Commande, de 50 jours. Pour désactiver cette option et archiver la totalité des messages, choisisser juste Disabled (Désactivé) dans le menu déroulant.
On peut
utiliser le
modèle gratuit placé à l'intérieur du dossier Email DB for FM Pro pour archiver tous les messages exportés avec la fonction Export tab-text file.
Ce modèle a été créé dans la version 5 de FileMaker Pro.
Comme FM Pro peut afficher les dates de deux façons différentes lorsque les données sont saisies depuis le clavier (MM-JJ-AAAA or JJ-MM-AAAA, suivant la langue et les paramètres choisis pour votre système Mac OS X), il est nécessaire, avant d'utiliser ce modèle, de suivre les étapes suivantes:
(Nécessaire
seulement la première fois, afin de formater correctement le
document
FM Pro.)
1. Ouvrir le modèle dans FileMaker Pro.
2. Choisir dans le menu Fichier la commande Save a Copy As (Enregistrer une copie sous).
3. Renommer le fichier et choisissez l'option clone (Modèle) dans le menu déroulant.
Cette commande modifie les paramètres internes du modèle concernant certaines valeurs comme celle de la Date.
4. Refermez puis ouvrez le nouveau modèle enregistré.
5. Créer une nouvelle copie et saisir dans le champ Date la date du 25 Décembre 2002 telle que vous la saisissez habituellement dans FileMaker Pro (suivant la langue et les paramètres choisis pour votre système Mac OS X).
6. Appuyez sur la touche enter (retour clavier).
7. Puisque le champ de la Date est paramétré de sorte à afficher la date seuivant le format JJ Mois AAAA, si vous lisez 25 Décembre 2002 (dans votre langue), c'est que tout est correct.
8. Supprimer cette copie puis importer les paramètres précédemment exportés
à partir d'EEA
X (veuillez cocher les options d'exportation dans la fenêtre des Préférences.)
Avant d'importer des données dans FileMaker, il est important de sélectionner à partir du menu déroulant de FileMaker Pro l'option : Tab-Separated Text comme indiqué ci-dessous :
Voici
les champs importés :
Email ID : référence de l'identité du message interne aux données
Microsoft.
Microsoft Folder : nom du dossier ou du sous-dossier dans lequel
se trouve le message.
Email Class : type du message (message reçu ou envoyé).
From : expéditeur du message (nom et adresse électronique).
To : liste d'adresses (nom et adresse électronique séparés
par des virgules).
Cc : liste d'adresses (nom et adresse électronique séparés
par des virgules).
Bcc : liste d'adresses (nom et adresse électronique séparés
par des virgules).
Sent Date : date d'envoi du message.
Sent Date Extended : date et heure complètes d'envoi du message.
Received Date : date de réception du message.
Received Date Extended : date et heure complètes de réception
du message.
Attachments : liste des pièces jointes (séparées par des virgules).
Subject : objet du message.
Headers : en-têtes du message.
Body : contenu du message.
Lorsqu'un nouveau fichier tabulé est créé, le premier enregistrement est
celui de la liste des noms de champ (même s'il est très simple d'importer
vers FM Pro, cette facilité doit tenir compte de l'harmonisation
nécessaire des champs entre le fichier et l'archive FM Pro).
Note
importante :
Pour importer des données à partir de versions antérieures d'archives
FileMaker Pro, harmonisez simplement les champs par leurs noms.
Les champs dont le nom commence par DEV_ sont uniquement à usage interne. Vous n'avez pas à les importer.
La dimension des fichiers texte de FileMaker Pro est limitée
à 64 KB.
Structure Report. (Compte rendu
de la structure).
Cette commande montre la structure complète d'Entourage X structure
and et rend compte du nombre total de messages pour chaque dossier
Delete Archived Emails (Suppression de messages archivés)
Le choix : Delete Archived Emails dans le menu File (Fichier) ouvre une fenêtre (seulement pour les copies enregistrées du logiciel) à partir de laquelle il est possible de commencer l'opération consistant à supprimer tous les messages archivés auparavant dans le dossier Eléments supprimés d'Entourage X.
Les messages
sont récupérés depuis la dernière session d'archivage.
Dès qu'une session d'archivage est terminée, si vous voulez utiliser cette
option, il est fortement recommandé de ne pas quitter EEA
X.
Lorsque des messages ont été envoyés vers le dossier Eléments supprimés d'Entourage X folder, on peut choisir de les supprimer manuellement ou d'activer la commande qui programme leur suppression de ce dossier en quittant l'application.
Dans ce dernier cas, on doit tenir compte du fait qu'Entourage X peut mettre quelque temps à supprimer les courriers de la base de données interne de Microsoft (tout dépend du nombre de messages placés dans le dossier Eléments supprimés).
Log (Journal)
A chaque fois qu'Entourage Email Archive X traite un dossier, il écrit un fichier log, ou encore: journal. Ce journal est un fichier texte qui affiche l'historique des tâches exécutées parEEA X. Il est possible de le consulter en choisissant l'option Show Log dans le menu File (Fichier) d'Entourage
Email Archive X.
Show Log Errors (Affichage du journal des erreurs)
Si une erreur se produit, EEA X en informe l'utilisateur à la
fin de la session, et une information détaillée des problèmes
rencontrés est écrite dans un journal spécial.
Using Find to browse Finder structured folders archives (Utilisation de la commande Rechercher pour retrouver les archives des dossiers dans le Finder)
Le moteur de recherche intégré d'Apple rechercher (Sherlock pour les systèmes OS X antérieurs à 10.2 Jaguar) peut effectuer des recherches dans les contenus de ces dossiers. Cela signifie qu'il est possible (après indexation) de rechercher tout mot ou groupe de mots dans les archives de dossiers créées avec Entourage
Email Archive X.
Il est possible de constituer votre archive en tant qu'image disque créée avec l'application Disk Copy d'Apple ou de la sauvegarder sur un support amovible (Jaz ou Zip) ou sur une partition spécifique de votre disque dur, dans la mesure où tous ces supports peuvent être indexés séparément par l'application Rechercher (ou Sherlock).
Comme EEA X a la possibilité d'enregistrer des fichiers portant des
noms de plus de 31 caractères, assurez-vous que vos supports
et vos disques soient formatés en tant qu'HFS ou Mac OS étendu
(c'est la même chose), pour ne pas recevoir de messages d'erreurs
au cours de l'opération d'archivage.
La recherche à l'intérieur des courriers archivés est très rapide
sur les disques indexés. OS X conserve les fichiers invisibles
d'indexation à l'intérieur du disque lui-même, c'est pourquoi
lorsque vous recopiez une image disque (ou que vous utilisez
votre support de sauvegarde amovible),
vous recopiez automatiquement l'index correspondant et n'avez
pas à indexer une nouvelle fois vos données.
De cette façon, votre archive est autonome et vous pouvez la
recopier vers un autre Mac avec l'assurance de pouvoir effectuer
tout type de recherche.
Bien entendu, vous aurez à mettre à jour votre indexation à chaque
nouvel archivage avec EEA
X, mais cette opération est très rapide.
Après avoir exporté vos données depuis Entourage X
avec EEA
X au moyen d'une des trois premières opérations d'archivages, vous avez créé une archive de dossiers structurés dans le Finder. Ce type d'archives est, à notre avis, la meilleure pour enregistrer des archives avec leur historique. Vous pouvez donc vous passer de garder de trop nombreux messages dans votre application Entourage, puisque vous pouvez désormais rechercher un message spécifique pâr le moyen le plus rapide : la nouvelle commande Rechercher d'OS X.
Indexez votre archive en suivant les instructions de l'Aide d'Apple (selectionnez le dossier ou le , servez-vous de la commande Lire les informations, puis mettez en marche la commande d'indexation).
Après
cette opération,
vous pouvez entreprendre la recherche de tout message contenant des
mots spécifiques.
Dans cet exemple, on a créé une demande de recherche pour tout message contenant les mots tiff nikon exif.
Comme OS X réalise cette recherche par le recours à l'opérateur boléen OU entre les mots recherchés, les résultats sont affichés selon leur pertinence : les barres longues signalent que la commande Rechercher a trouvé tous les mots demandés. Les barres courtes signalent que seuls certains mots de la recherche ont été trouvés.
Il est possible d'élaborer plusieurs types de recherche, tels :
recherche de tout message envoyé par Patrick Durand mentionnant
les mots DVD et Piooner, ou bien :
recherche de tout message envoyé par Patrick Durand pendant le mois
de décembre.
On peut aussi effectuer la recherche sur certains dossiers précis
de l'archive :
il suffit de les choisir dans Sur les emplacements spécifiques dans la fenêtre de recherche et d'effectuer sa recherche dans le dossier ou le disque désiré.
Exemples de recherche
Recherche avec tiff, nikon
et exif dans tout le disque 2002 Archive.
Résultat de la recherche (les barres longues signifient que le moteur de recherche a trouvé tous les mots demandés).
L'autre outil performant pour ce type d'opérations est iPassepartout.
Tips for Microsoft Entourage (Trucs et astuces pour Microsoft Entourage)
Microsoft Entourage crée un dossier pour chaque profil d'utilisateur.
Tous ces dossiers sont situés dans User/Documents/Données utilisateurs Microsoft/Utilisateurs Office X/Identité de l'utilisateur
Dans chaque dossier se trouve la même organisation : tous les messages sont rangés dans un fichier unique appelé Base de données.
La création de nouveaux messages dans Microsoft Entourage augmente
la taille de ce fichier.
Quand des messages sont supprimés, Microsoft Entourage X NE
REDUIT PAS la taille du
fichier.
Pour réécupérer l'espace libre perdu, vous devez compacter ce fichier en suivant la procédure ci-dessous:
Lancez Microsoft Entourage en gardant pressé la touche
d'option jusqu'au
moment où l'écran d'accueil apparaît et où vous lisez le message
ci-dessous.
Cliquez alors sur le bouton Typical Rebuild/Reconstruction par défaut.
Au bout de quelques minutes, lorsque l'opération sera terminée, vous verrez s'afficher un message vous confirmant que tous les fichiers ont été correctement compactés.
Vous pouvez aalors vérifier dans le FInder la diminution de la taille de
votre base de données.
Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace sur votre disque dur, car Microsoft Entourage X duplique et enregistre les anciens fichiers non compactés respectivement sous les noms de Ancienne base de données et Old Database Cache.
A la fin de l'opération, vous pouvez jeter ces anciens fichiers à la corbeille.
Tips for Entourage Email Archive X (Trucs et astuces pour EEA X)
Vous pouvez conserver votre archive EEA X Finder Archive dans une image disque créée au préalable avec Disk Copy or un utilitaire du même genre.
Lancez Disk Copy et sélectionnez à partir du menu Fichier la commande Nouvelle image vide.
A dialog will appear. Choisissez un nom et une taille pour votre
nouveau disque.
Pour ce qui est de la taille à assigner à votre disque : il vous faut savoir que même si les données extraites de Microsoft Entourage par EEA
X ne sont pas encodées, les données EEA X occuperont
moins d'espace sur le disque qu'elles n'en occupent dans Microsoft
Entourage X.
Cliquez sur le bouton Créer. Le disque sera créé et monté sur votre bureau.
Revenez à l'applicationEEA X et choisissez ce nouveau disque comme disque/dossier de destination.
Q : L'enregistrement
d'EEA X 2. 0 reste-t-il valable pour les mises à jour
d'EEA X?
R : Oui, l'enregistrement restera valable pour toutes les mises
à jour à venir d'EEA X 2.x sous Mac OS
X.
Q : Ou doit-on saisir le numéro d'enregistrement?
R : Vous n'avez à remplir aucun champ d'enregistrement. Placez
simplement le fichier Registration Code dans votre dossier EEA X. C'est
tout.
Lancez ensuite votre application EEA X et vous verrez votre nom dans
la fenêtre About.
Surtout rappelez-vous bien que vous ne DEVEZ PAS modifier le contenu de ce fichier,
ni son nom, an aucune circonstance.
Q : Je suis un utilisateur enregistré d'OEA/EEA. Lorsque
je place mon fichier Registration Code dans mon dossier EEA X je reçois
un message d'erreur.
R : EEA X est une application native Mac OS X qui a été
totalement réécrite pour tourner sur OS X.
EEA X nécessite un fichier “Registration Code” différent.
Les mises à jour à partir d'OEA ou d'EEA sont disponibles à :
http://order.kagi.com/?7BY. Ou alors
utilisez l'application Register.
Q : Je
suis un utilisateur enregistré d'EEA
X 1.x. Mon fichier Registration Code ne fonctionne pas avec EEA X 2.0.
R : EEA X 2.0 est une nouvelle version nécessitant une mise à
jour payante. Vous pouvez mettre à jour votre copie d'EEA X 1.x pour
12$ chez KAGI : http://order.kagi.com/?7BY
Q : Quand je lance ou que je modifie les
préférences d'EEA X je reçois un message d'erreur.
(-5000)
R : Le problème apparaît si les privilèges de l'utilisateur(
on les trouve dans User/Preferences/EEAX Prefs) ne sont pas corrects. Servez-vous
de l'outil Utilitaire de disques d'Apple et réparez les permissions d'utilisateur.
Si le problème persiste, modifiez manuellement les permissions des préférences
d'EEAX (Fichier Lire les informations > Possesseur et autorisations) ou contactez-nous.
Q : Si j'inclus l'option
Save emails in native Entourage file format, cela
change-t-il la taille de mon archive?
R : Oui, enregistrer les archives avec les options “Emails + Attachments”
ou “Only Attachment” ET “native Entourage file format”
double l'espace occupé par l'archive car les pièces jointes sont
également enregistrées en tant que fichier natif de l'application
Entourage.
Q : Lorsque j'exporte les
messages en tant ue fichier texte tabulé, et après importation
du fichier dans un modèle FM Pro, tles chaamps ne correspondent pas.
R : Avant d'importer les données dans FileMaker il est important
de sélectionner à partir du menu déroulant de FileMaker
Pro l'option Tab-Separated
Text (voir la section Archive
emails using FM Pro template dans ce manuel).
Q : Quelles sont les limitations de la version non enregistrée
?
A: La version non enregistrée traite seulement 20 messages à
chaque fois. passé ce nombre, l'utilisateur doit quitter puis relancer
EEA X pour s'en resservir. La seconde limitationest que l'option Delete archived
emails (Détruire les messages archivés) est désactivée.
Mac OS X 10.3 ou plus récent.
Microsoft Entourage X (fait partie d'Office X) ou Entourage X 2004 (fait partie
d'Office 2004).
2.0
EEA X gère à présent les fichiers attachés au
moyen du modèle FileMaker Pro intitulé Email DB 3.0.
ce nouveau modèle a été complètement réécrit
à partir de zéro : nouvelle interface élégante,
nouvelles fonctionnalités, nouveaux champs de tri, nouveaux affichages
de listes, nouveau panneau de configuration…
Email DB est gratuit et les utilisateurs enregistrés d'EEA X 2.0 recevront
le mot de passe qui leur permettra de le dévérouiller pour le
personnaliser.
Le modèle Email DB est disponible dans EEA X 2.0 à la fois pour
FileMaker Pro 6 et 7.
Réparation du rafraichissemnt des raccourcis clavier.
Modifications internes d'interface et optimisations mineures de routine interne.
Testé avec OS X 10.3.8 et le dernier patch pour Office 2004.
1.9.2
Réparation de l'étiquette du format de date dans lesecteur
des préférences.
Testé avec la version récente d'Office X 10.1.6 et les mises à
jour Office 2004 11.1.0.
Optimisations de routine interne concernant la vitesse.
1.9.1
tests réussis avec la nouvelle version d'Entourage X 2004
Réécrit avec la version récente d'Apple Xcode 1.5
Testé avec Mac OS X 10.3.5
Améliorations mineures.
1.9
Ajout de la fonction d'archivage des courriers à partir de l'adresse.
Tous les messages sont groupés suivant uyne adresse spécifique
(pour l'expéditeur et le destinataire). Dans chaque dossier nommé
avec une adresse électronique spécifique figurent deux dossiers
: Received (Reçu) and Sent (Envoyé). A l'intérieur de ces
dossiers, les messages et les fichiers liés sont ensuite regroupés
dans des dossiers nommés en fonction de la date, de l'heure et de l'identifiant
des messages.
L'opération de routine "Delete Processed Emails" a été
réécrite. Elle est maintenant plus rapide et peut enregistrer
d'éventuelles erreurs.
Réparation d'un bogue lorsque le sujet du message était plus long
que 254 caractères.
Réparation d'un bogue qui empêchait de choisir un disque ou une
image disque comme destination d'une archive.
version réécrite avec la dernière version d'Apple XCode
1.2
Changements mineurs dans l'interface du secteur des filtres.
Testé avec la dernière version d'OS X (10.3.4) et avec Office
X.
1.8.1
Réparation d'un
bogue , introduit par la dernière
version, qui désactivait Reference Date Popup dans le cas où un
type d'archive était conçu comme nouveau fichier texte ou fichier
texte dans un onglet.
Comme on nous l'a demandé,nous
avons ajouté de nouveaux paramètres pour archiver les courriers
en tant que fichiers natifs .eml. Les courriers archivés de la sorte
sont classés dans des dossiers hiérarchiques nommés par
année et pas mois (YYYY-MM). Pour obtenir rapidement des informations
sur ces archives, veuillez utiliser la fonction de Recherche d'Apple ou iPassepartout,.
L'interface des Préférences a été réorganisée.
L'onglet "Structure" a été intégré à
l'onglet "General". Si des courriers ont plus d'un fichier lié
portant le même nom, EEA X ajoutera un préfixe au début
de chaque fichier lié.
Ajout d'une possibilité de sauvegarder les fichiers texte avec le nom de Créateur de l'éditeur de texte 'SubEthaEdit'.
Compatibilité testée avec les dernières versions de MacOS
X 10.3.2 et Office X 10.1.5
Modifications mineures des interfaces. La fenêtre d'accueil inclut maintenant
un lien direct pour enregistrer l'application.
Changements mineurs apportés à la barre de progression et au champ
de statut du message.
Mise à jour du manuel HTML avec de nouvelles copies d'écran.
Optimisations mineures variées.
1.7
Comme on nous l'a demandé, EEAX peut maintenant sauvegarder les messages dans les dossiers du Finder. L'archivage fonctionne à partir de la référence de la date d'envoi ("Send Date") du message original. Un menu déroulant dans les préférences permet de choisir la date d'envoi ("Send Date") ou le mode automatique ("Automatic" : date d'envoi pour les messages envoyés et date de réception, 'Received Date', pour les messages reçus). Veuillez vous reporter au manuel pour les différences entre ces deux méthodes et les raisons pour lesquelles nous les avons distinguées.
Une nouvelle fenêtre, "Structure Report" montre l'arbre complet de la structure du dossier d'Entourage X, comprenant le nombre total des messages dans chaque sous-dossier. Ainsi qu'on nous l'a demandé, un nouvel onglet "Text" a été ajouté dans les préférences, comprenant une boîte de dialogue qui permet d'exporter les en-têtes Internet des messages lorsque EEAX les exporte au format texte.
Les positions de la fenêtre principale d'EEAX, la fenêtre "Structure Report" at les préférences sont à présent mises en mémoire jusqu'au lancement suivant de l'application.
Ajouts divers dans les préférences.
Optimisation et nouveautés mineures dans le fonctionnement interne.
Changements mineurs apportés à l'interface de la fenêtre "Structure Report".
Mises à jour des manuels français et anglais.
1.6
Les manuels EEAX existent maintenant en versions anglaise et française.
EEA
X 1.6 conserve à présent les caractères Unicode pour les langues non romanes (telles le japonais, le chinois, le thaï, le cyrillique) lors de l'enregistrement des messages et pièces jointes dans les dossiers du Finder dont la structure répond aux trois premiers types d'archivage (message + pièces jointes, messages seulement, pièces jointes seulement). Les noms de fichier s'affichent désormais de la même façon dans le Finder que dans l'application Entourage X.
La fenêtre des opérations a été complètement redessinée. Elle
affiche désormais le nombre total des messages en cours de traitement,
le dossier en cours et le temps restant estimé.
La section Filter des Préférences a été affinée. Elle comporte désormais trois choix : Disabled (Désactivé), Archive emails older than (Archiver les messages antérieurs à), Archive emails newer than (Archiver les messages postérieurs à), avec la possiblité d'affichage de la date de référence pour EEA
X. Une petite lucarne permet de saisir le nombre de jours (possibilité de
prévoir de 1 à 1000 jours). Raccourci clavier pour la
lucarne :
la touche Option permet d'accroître/de diminuer le nombre
de jours de 10 à chaque pression, la touche Commande de 50 à chaque
pression.
Augmentation de la vitesse. EEA X a gagné maintenant 10% de rapidité.
Le journal final affiche désormais une information sur chaque
dossier traité ainsi que l'état de tous les messages archivés
ou exportés.
Réparation d'un bogue au démarrage concernant les noms contenant
des caractères unicodes non romans
(Japanese, Chinese, Thai, Cyrillic...).
Reformaté et optimisé pour Jaguar OS X
10.2., EEA
X 1.6 fonctionne désormais pour OS X 10.2 ou plus
récent.
La version
non enregistrée du logiciel permet à présent de traiter
20 messages par session.
Test de compatibilité avec la récente version d'OS X 10.2.5 et 10.2.6
1.5
Reformaté et optimisé pour Jaguar OS X 10.2. EEA
X 1.5
fonctionne désormais pour OS X 10.2 ou plus récent.
Réparation d'un bogue mineur concernant les pièces jointes dont le nom de fichier contient les deux points typographiques :.
Certaines routines ont été complètement réécrites et améliorées.
Désormais le journal mentionne que le message a été enregistré
sous son format natif de fichier Entourage X si l'option est
sélectionnée dans les Préférences.
EEA X n'affiche plus de fenêtre d'accueil au déémarrage si l'applicaation
est enregistrée.
Quelques changements mineurs dans l'apparence des icônes dans
la fenêtre principale.
Ajout de la commande Show Errors Log (Afficher le journal des erreurs) au menu Fichier (File).
Plus de détails dans les informations du fichier du journal des
erreurs.
Ajout d'une option pour enregistrer les messages au format natif
Entourage X.
Ces messages sont maintenant enregistrés sous : (ID du message)
myMsgBackup.eml
On peut à présent :
- Restaurer à tout moment un ou plusieurs messages (un message particulier par exemple, ou encore tous les messages du dossier 'Eléments envoyés' émis depuis les six derniers mois).
- Importer les messages dans d'autres applications Microsoft
comme Outlook ou Entourage.
- Importer et exporter les messages entre des applications Microsoft.
- Importer des messages dans des applications de Microsoft
Windows comme Outlook Express.
Révision et mise à jour du manuel.
1.3
Réparation d'un bogue se produisant lorsque le nom d'un des dossiers
d'Entourage X comportait les deux points typographiques : et que le type d'archive
EEA X était programmé pour être une archive de dossier
structuré du Finder. Désormais, EEA X remplace automatiquement
les deux points typographiques, non autorisés par le Finder, par le trait
d'union simple : -.
Réparation d'un bogue se produisant lorsque les champs Cc
ou Bcc
contenaient un espace blanc.
Tests de compatibilité avec les récentes versions d'OS
X 10.1.5 et d'Entourage X 10.1.0
Ajout d'une ligne de séparation pour délimiter les débuts
et fins de message lorsque EEA
X exporte
un nouveau fichier texte.
Ajout de la version d'EEA X dans le journal.
Dans la section Filter des préférences, on peut maintenant choisir à partir du menu déroulant :
Archive emails older than (archiver les courriers antérieurs à)
Archive emails newer than (archiver les courriers postérieurs à)
Dans ces deux sélections le nombre de jours doit être précisé
dans la boîte de dialogue appropriée.
On peut ainsi choisir d'archiver/exporter seulement les courriers
antérieurs à 30 jours, par exemple, ou archiver/exporter seulement
les messages reçus/envoyés, par exemple, depuis les
cinq derniers jours.
Les en-têtes des messages sont maintenant exportés comme
are now exported as a new field in the tab-text
file format.
The free FileMaker Pro template has been modified to accommodate
this new field.
L'interface a été complètement changée et sa finctionnalité a
été augmentée.
Un nouveau script pour le modèle FileMaker Pro permet
de trouver et de supprimer tous les courriers dupliqués.
Améliorations internes.
Modifications mineures de l'interface.
1.0
Première version officielle EEA X, à la suite de quelques versions beta.
Ajout d'une option pour le traitement des fichiers créés
par Tex-Edit Plus (voir
volet des préférences).
Réparation d'un bogue dans la recherche de la validité d'un
dossier de destination.
Réparation des commandes Hide EEA X, Hide Others et Show All (dans le menu fichier).
Ajout de nombreuses améliorations à des routines
internes.
EEA
X est
désormais compatible avec
OS X 10.1.4
Stabilisation de l'option filtre dans les préférences.
Améliorations internes diverses.
Ajout de la commande “Delete processed Emails” :
il est maintenant possible de supprimer les messages qui sont absents
depuis
la dernière
session d'archivage.
La commande Show Log (affichage de l'historique) ne génère plus d'erreurs si le fichier correspondant n'existe pas.
Recherche du code d'enregistrement au démarrage.
Recherche de la configuration Système au démarrage.
Changements mineurs apportés au travail de la fenêtre: ce travail peut désormais être interrompu en appuyant sur le bouton escape (esc).
Extension du manuel.
Améliorations internes mineures.
Acquérir Entourage
Email Archive X est très simple. Il ya deux façons de le faire.
Sur le Web (quick, easy and secure payment on-line) and by the Register application (off-line).
Pour enregistrer en ligne :
Allez sur la page Web : http://order.kagi.com/?7BY
1 - Choisissez le produit et le nombre de copies désiré.
2 - Cliquez sur le bouton Continue et le bulletin de commande apparaîtra.
3 - Remplissez les champs en saisissant vos nom, adresses électronique et postale, coordonnées de carte de crédit, puis ckiquez sur le bouton Purchase. C'est tout.
N'oubliez pas de joindre votre adresse électronique.
Si vous n'en avez pas, joignez celle d'un de vos amis.
Les commandes dépourvues d'adresse électronique ne sont pas acceptées : nous envoyons le fichier Registration Code (Code d'enregistrement) qui permet de déverrouiller les limitations du partagiciel seulement par courrier électronique.
Kagi vous enverra votre facture agréée 3 sous un maximum de
3 jours (et en général quelques heures ou même quelques
minutes).
Vous recevrez ensuite de notre part par courrier électronique un petit fichier texte appelé Registration Code (Code d'enregistrement) qu'il vous faudra placer à l'intérieur du dossier de l'application Entourage Email Archive.
Ce fichier texte déverrouillera les limitations du partagiciel.
Le Registration Code (Code d'enregistrement) est en principe envoyé dans les 24 heures (parfois bien moins) suivant la réception du paiement : si vous n'avez rien reçu au bout de trois jours, il est très probable que l'adresse électronique que vous avez envoyée ne soit pas une adresse valide.
Dans ce cas, veuillez nous contacter à: info@softhing.com et
nous envoyer une autre adresse électronique.
Pour enregistrer hors-connexion avec l'application Register:
Vous devez recourir à l'application Register qui accompagne le dossier Entourage Email Archive X.
Si l'application Register est absente de ce dossier, vous pouvez la télécharger
à : http://www.softhing.com/download/register.sit
1 - Lancez l'application Register, saisissez vos nom et adresse électronique, ainsi que le nombre de licences pour simple utilisateur (ou autres) que vous désirez.
2 - Enregistrez, copiez ou imprimez les données du programme d'enregistrement (Register program) et envoyez-les avec votre paiement à Kagi (la meilleure façon étant d'écrire à sales@kagi.com).
Kagi est la compagnie qui gère nos protocoles de paiement.
La façon la plus rapide (maximum 3 jours, quelques heures la plupart du temps) est d'enregistrer la commande dans un fichier texte, de choisir via email, et d'envoyer ce fichier en fichier joint par courrier électronique, à sales@kagi.com. Vous pouvez
également ouvrir le fichier de commande avec un éditeur de texte
(ex. TextEdit d'Apple), selectionner l'ensemble du texte,
le copier puis le coller tel quel dans le corps du message que
vous enverrez (sans aucun changement).
N'oubliez pas de joindre votre adresse électronique.
Si vous n'en avez pas, joignez celle d'un de vos amis.
Les commandes dépourvues d'adresse électronique ne sont pas acceptées : nous envoyons le fichier Registration Code (Code d'enregistrement) seulement par courrier électronique.
Kagi vous enverra votre facture agrée 3 sous un maximum de 3 jours (et en général quelques heures ou même quelques minutes).
Vous recevrez ensuite de notre part par courrier électronique un petit fichier texte appelé Registration Code (Code d'enregistrement) qu'il vous faudra placer à l'intérieur du dossier de l'application Entourage Email Archive.
Ce fichier texte déverrouillera les limitations du partagiciel.
Le Registration Code (Code d'enregistrement) est en principe envoyé dans les 24 heures (parfois bien moins) suivant la réception du paiement : si vous n'avez rien reçu au bout de trois jours, il est très probable que l'adresse électronique que vous avez envoyée ne soit pas une adresse valide.
Dans ce cas, veuillez nous contacter à: info@softhing.com et
nous envoyer une autre adresse électronique.
Si vous payez en liquide ou par chèque (USD), veuillez imprimer
le formulaire via l'application d'enregistrement, et l'envoyer
à l'addresse mentionnée :
Kagi
1442-A Walnut Street #392-7BY
Berkeley, California 94709-1405
USA
Il est possible de payer en liquide dans une large variété de
devises différentes, mais si vous payez par chèque, ce chèque
doit être rédigé en dollars US. Kagi n'accepte aucun chèque
dans une autre devise que celle-là.
Si vous dépendez d'un centre d'achat, saisissez toutes les données dans le programme Register, puis sélectionnez Invoice (Facture) comme méthode de paiement. Imprimez trois copies du formulaire et envoyez-les à votre centre d'achat. Surlignez éventuellement le passage qui mentionne qu'une copie du formulaire doit être jointe au paiement.
Kagi ne peut pas fournir de facture à votre entreprise, invoice
your company, vous devez nécessairement signer à mon nom,
et ensuite produire la facture et le reste des papiers qui vous
serviront de justificatif.
Vuillez n'envoyer ni fax ni message électronique mentionnant
un paiement par chèque, mandat ou liquide. A notre connaissancee,
il n'existe pas encore de technologie susceptiblee de transférer
des objets physiques par courrier éleectronique ou par fax, et
sans paiement, l'achat ne peut s'effectuer.
Les paiements envoyés par courrier postal prennent du temps
pour arriver jusqu'à Kagi et jusqu'à dix jours pour prendre effet.
Puis, si vous avez joint une adresse électronique correcte,
Kagi se manifestera à vous dès que l'enregistrement sera effectué.
Pour toute information concernant le logiciel, ou pour nous
signaler des bogues ou nous demander des améliorations :
Courrier: info@softhing.com
Site Web: http://www.softhing.com
Pour des informations complémentaires concernant le paiement :
Ecrire à Kagi: sales@kagi.com
Site Web: http://www.kagi.com
Remerciements particulier pour leur
participation au développement d'EEA X à :
Douglas, Sergei, Oleg, Hervé, Martin, Alexander, Frank.
